DataGrid Office – Kancelarija uvek i svuda sa vama
Moderno poslovanje više ne zahteva kancelariju. „Zahvaljujući“ pandemiji korona virusa u praksi je dokazano da posao može da se jednako efikasno obavlja i od kuće, na putu, odnosno sa bilo kog mesta gde postoji Internet konekcija. Zato je od krucijalne važnosti da poslovni procesi i alati koji se koriste, isprate te promene u poslovanju.
S tim ciljem i sa tom svrhom osmišljen je DataGrid Office. To je sveobuhvatni poslovni alat zasnovan na cloud okruženju. Zahvaljujući tome, svojim poslovnim podacima možete da pristupite odakle god hoćete, kad god hoćete, kao i sa bilo kog računara, telefona ili tableta koji imaju pristup Internetu. Fleksibilnost poslovanja je sa DataGrid Office-om dovedena do maksimuma.
Naravno, kada su cloud usluge u pitanju, postavlja se pitanje bezbednosti podataka, jer se one čuvaju „tamo negde“. Ako vas to brine, znajte da su poslovni podaci u DataGrid Office-u dostupni samo vama, odnosno vašim zaposlenima koji imaju pristup sistemu, jer se čuvaju u zaštićenom i kriptovanom obliku, na Microsoft Sharepoint platformi, koja već dugi niz godina predstavlja jedno od najpouzdanijih poslovnih cloud sistema.
U okviru DataGrid Office-a nalaze se sledeći moduli:
- Kontrolna tabla
- Kalendar
- Zaposleni
- Stavke
- Klijenti
- Dokumenta
- Finansije
- Podešavanja
Kontrolna tabla
Kontrolna tabla predstavlja mesto na kome se u okviru jednog ekrana mogu videti svi bitni aspekti poslovanja, uključujući trendove i analitiku prodaje, kretanje broja klijenata kroz vreme, obavljene transakcije, kao i mnoge druge detalje. Jedan brzi pogled na kontrolnu tablu može da ukaže na to kako se odvija poslovanje i na eventualne probleme na koje je potrebno obratiti pažnju. To je odlična polazna tačka za detaljniju analizu poslovanja i kreiranje detaljnijih izveštaja za direktore i menadžere preduzeća.
Kalendar
Ovde se radi o zajedničkom kalendaru, koji može da se sagleda na nivou cele kompanije, ili na nivou pojedinačnih zaposlenih. Na taj način se ostvaruje odličan pregled svih obaveza koje su izvršene ili bi trebale da budu izvršene, ali predstavlja i podsetnik za svakog zaposlenog šta bi još trebao da uradi. Unos novih stavki u kalendar je jednostavno – potrebno je samo dati naziv, opis obaveze, kao i datume njenog početka i završetka. Specifičnost ovog kalendara je što je u njega moguće dodati i neke druge stavke, koje obično ne viđamo u kalendarima, kao što su da li je za tu obavezu potrebno napraviti radni nalog, ili informacija da li je obaveza izvršena ili ne.
Zaposleni
U modulu „Zaposleni“ definišu se organizacione jedinice, kao i radna mesta unutar njih, a unose se informacije o zaposlenima. Organizacione jedinice prate strukturu preduzeća i mogu da se kreiraju u više nivoa, što je od velike pomoći ukoliko se radi o većoj organizaciji. Struktura organizacione jedinice se prikazuje na početnom ekranu ovog modula, pa se veoma jednostavno može dobiti uvid u to kako je kompanija organizovana.
Sledeća stavka u okviru ovog modula je definisanje „Pozicije“, odnosno radnog mesta za svakog zaposlenog. To podrazumeva i odabir odgovarajuće organizacione jedinice kojoj to radno mesto pripada, kao i ko je u toj hijerarhiji direktno nadređen tom radnom mestu.
I konačno, ovde se definišu i svi zaposleni, kao i sve generalije vezane za njih (ime i prezime, datum rođenja, pol, kontakt telefon, poslovni email, radno mesto na kome se nalazi, trenutna plata... Pored toga, svakom od zaposlenih mogu se dodeliti odgovarajuća prava u okviru DataGrid Office platforme. Drugim rečima, definiše se šta svaki od zaposlenih može da vidi i/ili radi u okviru ove platforme i da li uopšte treba da ima pristup do nje. Na primer, zaposlenima u finansijama omogućiće se da vrše plaćanja, ali im se neće dozvoliti da menjaju (ili čak i vide) stavke vezane za podešavanja. Prodavcima će se dozvoliti pristup podacima o klijentima, proizvođačima i fakturama, ali se neće dozvoliti da samostalno plaćaju te fakture. A vozačima, na primer, uopšte nije potreban pristup platformi, pa će se oni u njoj voditi samo kao podatak.
Stavke
Modul „Stavke“ služi za definisanje proizvođača s kojima kompanija sarađuje, kao i proizvoda koji oni nude. Proizvođači se mogu sortirati prema grupama. Za svakog proizvođača mogu da se definišu pojedinačni proizvodi ili usluge, koji uključuju jedinicu mere, jediničnu cenu i valutu u kojoj je ona izražena, veličinu poreza, jedinstveni bar kod… Sve ove stavke su međusobno povezane, što omogućava lako filtriranje prema zadatim parametrima.
Klijenti
U ovom modulu nalaze svi podaci o klijentima kompanije, kao i koje aktivne usluge se isporučuju kojem klijentu. Ako se radi o uslugama koje su definisane za duži vremenski period, moguće je da se one automatski obnavljaju nakon što se završi jedan ciklus.
Svi podaci o komitentima smešteni su na jednom mestu. Tu je i spisak aktivnih usluga koje su povezani sa svakim pojedinačnim klijentom, čime se tačno zna koje usluge se obnavljaju od strane kojih klijenata. Odavde se vrlo lako može videti stanje po ulazno-izlaznim fakturama u odnosu na sva plaćanja po klijentu.
Dokumenta
Upravljanje dokumentacijom je jedan od najvažnijih modula u DataGrid Office platformi. On u potpunosti prati sve neophodne zakonske regulative i sastoji se iz nekoliko delova. Knjige dokumenata u sebi sadrže ulaznu i izlaznu dokumentaciju, poštu i sva ostala dokumenta neophodna za poslovanje preduzeća.
Delovodna knjiga služi za vođenje evidencije o celokupnoj ulaznoj i izlaznoj dokumentaciji, na način da svaki dokument ima svoj delovodni broj i kratak opis po kome se vodi u knjizi. Delovodnik u DataGrid Office-u predstavlja elektronsku verziju evidencije, zavođenja, registrovanja, organizovanja i klasifikovanja svih ulaznih i izlaznih dokumenata.
Biblioteka dokumentacije je mesto gde se čuvaju sva dokumenta. Ona je organizovana prema nivou pristupa i u folder strukturi.
Arhivska knjiga je jedinstveno i centralno mesto u kome se u kontinuitetu vodi evidencija o dokumentima. Ona obuhvata sve stavke koje su propisane zakonom za vođenje arhivske knjige, kao i prepisa arhivske knjige za dostavljanje iste nadležnom arhivu.
Finansije
Finansijski modul u okviru DataGrid Office-a odnosi se na evidenciju ulaznih i izlaznih faktura, bankarske izvode sa svim potrebnim detaljima i evidencijom plaćanja. Evidencija ulaznih faktura omogućava njihovu pretragu po tipu (da li je u pitanju profaktura, faktura, faktura sa avansnim plaćanjem..), godini i mesecu kada je izdata i prema klijentima. Naravno, ovi filteri se mogu kombinovati, kako bi se na najbrži način došlo do tražene fakture. Kod izlaznih faktura situacija je slična, samo što se tu filtriranje ne radi po tipu, već samo po godini i mesecu izdavanja i klijentu. Bankarski izvodi se takođe mogu filtrirati, prema godini, bankovnom računu i prema valuti na koji se odnosi. I na kraju, evidencija plaćanja se odnosi na sve proknjižene uplate i na njihovo povezivanje sa fakturama i izvodima. Zahvaljujući tome, tačno se zna koje fakture su u potpunosti plaćene i koji je trenutni status obaveza od i ka svakom klijentu.
Pomenućemo i da je ovaj modul u potpunosti integrisan sa našim programom eFaktura, čime se u potpunosti objedinjava elektronsko poslovanje i omogućava rad samo iz našeg sistema.
Podešavanja
Modul „Podešavanja“ namenjen je administratorima DataGrid Office-a u kome oni mogu da podese sve parametre neophodne za pravilno funkcionisanje. U osnovna podešavanja se unose podaci o firmi koja koristi sistem, njen logotip, matični broj i PIB, valuta, podrazumevan iznos PDV-a, kao i šabloni za fakture koje će se generisati. U delu „Bankovni računi“ definišu se svi računi koje preduzeće koristi, bilo da su dinarski ili u nekoj drugoj valuti. Napomene za fakture su neke neobavezne stavke koje mogu da se nađu na određenoj fakturi (kao što je recimo informacija o roku plaćanja, da se (ako je preduzetnička agencija u pitanju) ne nalazi u sistemu PDV-a…
Kategorije dokumenata predstavlja deo u kome se definiše spisak kategorija arhivske građe. Važno je napomenuti da ovaj spisak mora da bude odobren od strane nadležnog arhiva. Po dobijenom odobrenju, korisnik DataGrid Office platforme je obavezan da svu pristiglu dokumentaciju kategorizuje koristeći odobreni spisak kategorija.
Jedinice mera je mesto gde se definiše koje mere će se upotrebljavati kao jedinične prilikom definisanja stavki. Te mere mogu da budu potpuno slobodno definisane, kao na primer, čovek-sat, br. komada, radni sat, težina…
I konačno, integracioni ključevi predstavljaju ključeve koji će se koristiti za integraciju DataGrid Office-a sa eksternim sistemima, kao što je eFakture.